编写软件采购需求时，需系统化地梳理功能、非功能及附加要求，确保供应商充分理解采购目标。以下是关键步骤和要点：

一、文档结构与模板选择

模板选择

可参考通用模板（如豆丁网、智慧城市智能制造数字化等平台提供的模板），或根据行业特性定制。

文档结构

通常包含引言、需求分析、功能需求、非功能需求、评估标准等部分。

二、核心需求内容

1. 功能需求

基础功能：

系统登录、权限管理、数据增删改查、流程跟踪、报表生成、通知与日志管理。

扩展功能：系统集成、定制开发、实时监控、数据加密、性能优化等。

业务专项需求：如采购流程管理（订单/合同/收货全流程）、供应商分类管理、数据分析与可视化。

2. 非功能需求

性能指标：响应时间≤3秒，24小时稳定运行。

可靠性要求：每日全量备份，故障恢复时间≤1小时。

兼容性：支持主流浏览器（如Chrome、Firefox）及操作系统。

易用性：界面简洁直观，支持多语言切换。

三、其他关键要素

数据安全与合规

- 数据加密、权限分级控制。

- 符合《政府采购法》及相关行业标准。

交付与支持

- 软件安装调试服务，提供7*24小时技术支持。

- 保修期：合同签订后12个月免费保修。

评估与验收标准

- 功能匹配度测试，系统稳定性验证。

- 用户培训需求评估，提供操作手册。

四、注意事项

明确术语：

定义专业词汇（如DMS、ERP集成等），避免歧义。

可扩展性：预留接口或模块，便于后续升级。

成本控制：在预算范围内平衡功能与性能。

通过以上步骤，可确保采购需求文档清晰、完整，为后续招标、开发及验收提供有力支持。