收到软件侵权函时，企业应采取以下步骤应对：

一、初步应对与核查

保持冷静，仔细阅读函件

明确侵权指控的具体内容、法律依据及要求，判断函件真实性。

内部核查软件使用情况

- 梳理企业内部软件安装列表，确认是否存在未授权软件。

- 检查软件采购合同、授权许可文件等权属证明。

保留证据与沟通记录

- 保存警告函原件、送达凭证及内部调查结果。

- 与发函方保持书面沟通，避免口头承诺。

二、主动应对策略

及时停止侵权行为

若确认侵权，立即卸载相关软件，停止使用或采购正版。

协商解决方案

- 可尝试与权利人协商赔偿金额、签署许可协议等。

- 对于内部少量使用，可考虑转为云平台临时解决方案。

法律咨询与风险评估

- 咨询专业律师，评估侵权情节、赔偿金额及应对策略。

- 分析是否涉及行政投诉或诉讼风险。

三、长期防范措施

完善知识产权管理制度

建立软件采购、使用、维护的规范流程，明确责任主体。

- 定期开展内部知识产权培训，提高员工合规意识。

技术手段辅助监控

实施软件许可监控，通过技术手段实时检测异常安装或使用行为。

建立应急响应机制

针对可能的法律纠纷，制定应急处理预案，明确责任分工与资金预算。

四、注意事项

避免过早认错：

仅当有充分证据证明侵权时才回应，防止被牵着走。

关注整改期限：部分侵权通知会给予15-30天整改期，需在规定时间内完成整改。

保留和解机会：诉讼过程中可主动寻求和解，降低赔偿成本。

通过以上步骤，企业既能有效应对侵权风险，又能为长期发展奠定合规基础。