退办宴席时表达歉意需要结合实际情况，注意方式方法，以下是具体建议：

一、书面通知（邮件/短信）

开头致歉

简洁明了地说明退办原因，例如突发情况、政策调整等，避免模糊表述。例如：“亲爱的宾客们，非常抱歉通知您，原定于[日期]的宴席因[具体原因]无法如期举行。”

表达遗憾与感谢

对大家的理解表示感谢，并说明对未能共享喜悦的遗憾。例如：“感谢您在百忙中抽出时间参加，您的支持与祝福对新人意义重大，我们深感抱歉。”

补充说明与补偿方案

若可能，提供新的举办时间或补偿方式，如改日补请、餐饮券等。例如：“我们计划于[新日期]重新举办婚礼，或为您补上一份精美点心作为歉意。”

二、当面沟通技巧

主动说明情况

通过电话或亲自到访，第一时间向主办方表达歉意。例如：“张先生/女士，很抱歉今天无法参加婚礼，因[具体原因]不得不取消，给您带来不便，非常抱歉。”

态度诚恳谦逊

避免推诿责任，用“我们”而非“我”承担后果。例如：“我们遇到突发状况，无法控制局面，对此深感抱歉。”

弥补措施

提出具体补偿方案，如邀请单独用餐、赠送小礼品等。例如：“改天我们补请一次，或者送上一份心意，感谢您的理解。”

三、注意事项

时间选择：

尽早通知，避免临时变更导致更多麻烦。

场合适配：

公务活动需优先考虑主办方安排，私人聚会可适当灵活处理。

后续跟进：

若因特殊原因长期取消，可定期更新进展（如疫情解除后补办）。

通过以上方式，既能表达歉意，又能维护双方关系，避免因突发情况引发误解或不满。