一、基本结构
标题 - 包含发文机关、事由和文种类别（如“关于合作进展的沟通函”）
- 示例：
```
关于2024年项目合作进度的沟通函
```
收件人信息
- 姓名、职位、部门及公司名称
- 示例：
```
收件人：张三
职位：项目经理
部门：业务拓展部
公司名称：华军软件园
```
正文
- 原由： 说明发函原因（如项目进展、问题反馈等） - 事项
- 结尾：使用“请研复”“请协助”等礼貌用语
- 示例段落：
```
自2024年5月合作启动后，项目进展顺利，但近期因资金问题导致设计进度滞后。现需贵司在×月×日前支付定金，以便恢复设计工作。若逾期未支付，可能影响项目整体进度。
```
落款 - 包含作者名称、日期及单位公章
- 示例：
```
发送人：李四
日期：2024年12月28日
华军软件园（盖章）
```
二、写作要点
语言规范
- 使用简洁明了的句子，避免复杂表述
- 保持语气专业、礼貌
逻辑清晰
- 正文应条理分明，前后内容呼应
- 例如：先说明问题，再提出解决方案
针对性调整
- 根据收件人身份调整语气和内容
- 商务函件建议附上相关文件或报价单
三、实用模板
主题： 关于2024年项目合作进度的沟通函 正文
> 尊敬的[收件人姓名]：
> 自2024年5月合作启动后，项目进展顺利，但近期因[具体问题]导致[影响]。现需贵司在[具体时间]前[具体要求]，以便恢复项目进度[解决方案]。若逾期未支付，可能影响整体进度[后续措施]。 结尾：
> 期待贵司理解与支持，感谢合作![签名]
四、注意事项
一事一函：避免在函中涉及多个无关事项
附件说明：若附带文件（如合同、报价单），需在结尾注明清单
格式规范：日期采用“年-月-日”格式，确保信息易读
通过以上结构与要点，可有效提升沟通函的专业性与有效性。
