应对软件侵权函件的策略可分为以下几个步骤，结合权威信息整理如下：

一、初步核查与风险判断

核实发函主体身份

- 确认发函人是否为软件著作权人或合法授权代理人，检查是否具备相关授权文件（如授权委托书、著作权登记证书）。

- 通过企查查、天眼查等平台查询企业信息，核实是否存在关联诉讼或权利瑕疵。

评估侵权可能性

- 核查软件使用来源，判断是自主研发、购买正版还是第三方委托使用。

- 对比被控软件与自身软件的功能、代码等，分析是否存在实质性差异。

二、应对策略选择

停止侵权行为

- 若确认侵权，立即停止使用相关软件，删除安装记录，并封存涉案文件。

主动沟通协商

- 可尝试与发函方联系，说明使用情况，探讨购买正版或替代方案。

- 对于内部少量使用，可考虑迁移到云平台临时过渡。

法律风险规避

- 建立完善的知识产权管理制度，规范软件采购和使用流程。

- 定期进行内部自查，避免再次发生类似侵权行为。

三、法律手段应对

保留证据与应对投诉

- 收集软件来源证明（如购买合同、开发文档）、侵权差异分析报告等材料。

- 对于律师函，可先通过内部核查确认侵权后再做回应，避免盲目承认。

应对诉讼或行政投诉

- 若被起诉或投诉，及时咨询专业律师，制定应对方案。

- 在诉讼中积极收集证据，必要时通过代码比对、市场调查等强化辩护。

四、后续修复与预防

内部整改

- 对涉及侵权的员工进行培训，明确知识产权合规要求。

- 完善软件资产登记档案，建立定期核查机制。

建立风险预警系统

- 关注行业动态，及时调整软件采购策略，降低侵权风险。

- 对外部合作方进行知识产权尽职调查。

注意事项：

侵权警告函可能包含行政投诉或诉讼风险，建议优先通过协商解决；

单方面承认侵权可能加重责任，需谨慎评估后再回应；

寻求专业律师帮助是应对复杂知识产权纠纷的关键。