一、警告函基本结构

标题

明确标注“关于涉嫌软件侵权的警告函”或“软件著作侵权警告”。

称谓

使用“尊敬的[公司名称]负责人”或“致函[公司名称]：”等正式称谓。

二、正文内容

背景说明

简述侵权事实，包括软件名称、版本、侵权方式（如未经授权安装、复制、分发等）及侵权时间范围。

法律依据

引用《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等法律法规，说明侵权行为的违法性。

侵权事实具体描述

- 列举侵权软件的安装位置、使用设备数量及范围；

- 提供初步证据（如文件哈希值、安装包特征等）。

要求与期限

- 要求立即停止侵权行为，删除相关软件及备份；

- 设定整改期限（如7-15个工作日），并承诺书面回复处理进展。

三、附则

证据保留：

建议通过系统日志、网络流量分析等手段固定证据，便于后续维权。

法律后果：明确告知若逾期未整改，将采取法律手段（如诉讼、罚款等）。

示例模板

```

关于涉嫌软件侵权的警告函

[公司名称]负责人：

根据《中华人民共和国著作权法》等相关法律法规，我司发现贵司未经授权使用[软件名称]，涉嫌侵权。具体侵权行为包括：

1. 未经许可安装、复制软件至办公设备；

2. 通过内部网络传播盗版软件；

3. 可能存在数据泄露风险。

为维护我司合法权益，现要求贵司立即停止侵权行为，并于[具体日期]前书面回复整改情况。若逾期未整改，我司将保留通过法律途径维权（包括诉讼、索赔等）的权利。

特此警告！

[发函公司名称]

[发函日期]

```

注意事项

证据充分性：

建议在发出警告前收集软件版权登记证、侵权行为截图、系统日志等材料。

专业咨询：

复杂案件建议委托知识产权律师处理，以提高维权成功率。

后续跟进：

根据整改情况及时调整策略，避免因处理不当引发新纠纷。

通过规范撰写警告函，可有效维护企业知识产权，降低法律风险。